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材料与环境工程学院行政秘书工作职责

作者:    发布时间: 2016-04-19

、协助分管院长和院办公室主任处理办公室日常行政事务,参与本院综合性行

政事务的实施。

、草拟本院行政工作报告、总结、规划和决议、决定等综合性文字材料文件;草

拟本院重要会议文稿和重要文件;草拟或整理院领导讲话稿及有关资料。负责本院各种文书资料的打、复印及相应核算。

、领取行政机要文件。接受、管理院内平行文件、做好院领导及各种机要文稿、

各类公文的制作印发;负责上级行政机关发来的文件、简报、通知、信函、传真的登记、编号、发放、传阅、督办和归档工作。定期检查文件的管理和保密情况;负责编制收文目录。

负责本院办公用报刊、杂志的征订。负责各种文件、报刊杂志和教职工各类资

料的收、发、登记及相应处理。

、协助院领导做好本院涉及校内各部门和单位的综合协调工作,对外联院工作。

负责本院外出活动事宜的联络和安排,负责上级领导、兄弟院院的来访接待工作。

、负责全院性会议的会务工作及院级活动的组织协调工作。如会议名称、人数、

对象、范围的确定,会议时间、地点、场所的选择,与会人员的通知,会场的布置,会议日程、程序的安排,会务文书等。

、负责本院办公室、会议室的管理与使用。

、负责本院行政大事记的记录,建立健全大事记记录制度,保证记录的及时、准

确、完整。

、负责院领导、院办公室、院会议室固定资产的配送,室内设备的领用和管理。

负责本院办公用品的采购、保管、分发、领用、登记。

、负责本院在编人员及临时工的考勤,并按要求向校人事处报送考勤结果。

十一、协助院长处理日常财务工作,负责办公室常规性财务工作的实施。负责本

院来客的食宿安排和接、送站等工作。

十二、完成院领导交办的其它临时性工作。

十三行政秘书不在岗时,由院办公室主任代行上述职责。

湖南人文科技学院材料与环境工程学院二〇一六年四月十二日

 

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