第一章 总 则
第一条 为进一步规范和加强对印章的使用管理，保障学校权益，结合工作实际，特制定本规定。
第二条 本规定所称印章主要指学校党委、行政印章、学校钢印、校属各二级党组织印章、各单位（部门）印章、学校党政主要领导签名章及各种专用章。
第三条 本规定所称印章使用主要指公文、便函、介绍信、证明、协议书、合同书、证件、证书、奖状、重要文稿材料、申请、申报、报表等公务用印。
第四条 印章的使用和管理，必须严格照章办事，凡不符合本规定要求的，监印员应拒绝用印。
第二章 印章刻制、启用、废止
第五条 学校党委、行政印章由上级组织或部门刻制或分别由学校党政办公室根据上级组织或部门要求刻制。各二级党组织印章由组织部报党委办公室一刻制。各单位（部门）印章和学校财务专用章、招生专用章、合同专用章由校长办公室统一刻制。学校党政主要领导的签名章分别由党政办公室根据党委、行政主要领导签名式样统一刻制。学校非常设性机构或专门委员会所需印章，应由机构或专门委员会提出申请，到党政办公室办理审批手续出具介绍信后，由申请部门派人到指定的印章刻制店刻制。其他单位、部门、个人不得自行刻制带有校名的公章和业务专用章。
第六条 新印章的启用由党政办公室验印登记并下文后方能启用，启用印章通知应附印模，并立卷归档。
第七条 印章停止使用时需办理验印登记发文手续，记录停用时间，留下印模后交档案馆封存或销毁。
第八条 印章封存后不得再启用。如有特殊情况需要启用，应由校党政主要负责人审批同意。
第三章 印章管理
第九条 学校党委、行政的印章和校党政主要领导的签名章由党政办公室指定专人（监印员）负责管理；学校财务专用章由计划财务处安排专人（监印员）管理；招生专用章由招生办公室安排专人（监印员）管理；合同专用章由党政办公室安排专人（监印员）管理；二级党组织印章和各单位、各部门的印章也应安排专人（监印员）管理。管理学校党委印章、书记签名章和校各各党总支（直属党支部）印章的监印员应是中共正式党员。
第十条 监印员应把印章存放于办公室保险柜内保存，不得随身携带。
第十一条 监印员用印后要及时将印章存放到保险柜内，每天下班前应认真检查印章，并锁好保险柜。
第十二条 用印必须在监印员办公室进行。严禁印章外借。如确属工作需要在监印员办公室以外地方用印，必须报请印章管理单位（部门）分管领导同意，并由监印员携印前往。
第十三条 外出会印由监印员负责，监印员外出会印要确保印章的安全。会印途中不得任意停歇、出入公共场所及其他场所；会印时监印员要在场监督，不得离开。
第十四条 一旦发现印章有异常情况或丢失，监印员应立即报告印章管理部门领导和印章制发部门，以便及时查处和办理有关遗失手续。
第四章 印章使用
第十五条 印章的使用范围
（一）学校党委印章
1.用于以学校党委名义向校内、校外发送的各种公文、文书材料等；
2.用于经党委批准的新党员志愿书；
3.用于出国政审；
4.用于党委介绍信；
5.用于其他事由。
（二）学校钢印
用于工作证、学生证、毕业证、学位证等证件的照片压印。
（三）学校行政印章
1.用于以学校名义向校内、校外发送的各种公文、文书材料、报表等；
2.用于学校颁发的各种证件、证书、聘书等；
3.用于各类需经学校批准的申请表、申报材料；
4.用于对外联系工作的介绍信；
5.用于以学校名义对外开具的各种证明；
6.用于其他事由。
（四）书记签名章
1.用于需书记签名（盖章）的有关文书材料等；
2.用于以书记名义发出的信函。
（五）校长签名章
1.用于需校长签名（盖章）的有关文书材料等；
2.用于以校长名义发出的信函。
（六）合同专用章
用于以学校名义签订的合同、协议书、意向书等。
（七）招生专用章
用于招生录取。
（八）财务专用章
用于学校与外单位经济往来和财务报账手续办理。
（九）各二级党组织印章
用于以二级党组织名义向校内报（发）送各种公文、文书材料等。
（十）各单位（部门）印章
1.党政办公室印章用于以办公室名义上报、平送的各类公文、文书材料以及对外联系工作。
2.各单位（部门）公章，主要用于在职能职责范围内处理公务，向学校和校领导报呈请示、报告，证明本单位（部门）师生身份、与校内各单位联系业务工作。
第十六条 印章使用程序和批准权限
（一）以学校名义发出的公文，一律凭校领导签字用印。
（二）各种证件，由主管业务部门列出名单并经该部门负责人签字后，由负责此项业务的人员在办公室用印。
（三）各种证书、聘书按学校有关规定，经相应的评审机构评审或学校领导讨论确定，由主管部门列出名单、学校分管领导签字后，派专人到办公室用印。
（四）以学校名义对外签署的各类合同协议，根据《湖南人文科技学院合同管理办法》用印。
（五）对外发出的外文函件若需加盖学校印章，必须先由相关部门审核及其负责人签字，经校主要领导或受委托的分管校领导签发后，方可用印。
（六）凡不必正式行文但需以学校名义发出的函件，应按规定格式书写或打印，由单位主管领导在存底稿上签字，经办公室校核、校分管领导批准后用印。
（七）因公需办理出国、出境和赴港澳台手续的教职工、学生以及离退休人员，应按相关审批程序，经业务主管部门审核，报分管校领导批准后，方可用印。
（八）纵向课题的申请书、任务书（合同书），横向课题项目投标文件、研究报告，各类课题的结题、成果报奖材料，以及专利申请书等，须经相关职能部门按相关规定履行审批手续，报分管校领导批准后，方可用印。
（九）需加盖书记、校长签名章的公文、证件、证书、聘书等，须经书记、校长本人签字。
（十）开具学校介绍信时，必须凭单位（部门）主要负责人签名或单位（部门）证明，并经党政办公室主要领导同意方可使用学校印章。
（十一）紧急情况下用印，可电话向分管校领导请示，经分管校领导同意后方可用印，并做好电话记录。
第十七条 凡证明教职工身份的有关用印由人事处办理，均使用人事处印章；凡证明学生身份的有关用印由各二级学院办理，均使用各二级学院印章；毕业生有关就业推荐证明材料用印由创新创业学院负责办理，均使用创新创业学院印章。
第十八条 使用学校相关印章必须由相关职能部门派人到党政办公室办理申请用印手续，填写《湖南人文科技学院用印审批单》（见附表），教师个人和学生个人不得自行申请用印。
第十九条 监印员在使用印章时应对用印内容进行审核，若用印文件内容有误、文理不通、打印字迹不清、书写潦草、有涂改、有错别字产生歧义的，监印员应向用印人和用印批准人提出，待更正后再用印。
第二十条 使用印章应正确规范。监印员应根据领导指示或签署的意见在适当位置加盖印章，用印要清晰端正，不要少盖、漏盖，不得多盖，不得在无内容的空页上加盖印章，不得在申请用印人自己写的证明，介绍信等材料上加盖印章。印章与落款必须一致。
第二十一条 单位和个人所有用印都必须进行登记。登记的内容包括用印时间、用印申请人、用印事由、用印份数、审签人、经办人，用印登记簿按年度存放校档案馆。
第五章 附则
第二十二条 其他印章的使用管理，应参照本规定执行。
第二十三条 本规定自发文之日起执行，学校原印章管理规定同时作废。
第二十四条 本规定由党政办公室负责解释。
湖南人文科技学院用印审批单
用印单位
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经办人
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用印时间
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份数
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公章类别
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文件标题
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申请单位审核意见
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校领导
审批意见
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备注：
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